Logistique et Suivi Général des Programmes
Avec la directrice des programmes,
- Recrutement et intégration: participation aux recrutements des nouvelle·aux collaborateur·ices des 3 Services (sélection, organisation et tenue d’entretiens, choix des personnes recrutées) et coordination de leur intégration (temps d'observation, formation initiale..)
- Suivi RH : gestion et suivi des entretiens annuels et professionnels des équipes, participation à l’organisation de la formation continue des équipes.
- Gestion de l'organisation des 3 services: En lien avec le/la second·e chef·fe de service, gestion du SIRH : création des plannings, gestions des congés, roulements de shift, horaires, récupération des équipes etc. ;
- Logistique lié aux postes: Avec l’appui de la chargée des services généraux, organisation des venues au bureau des non-parisien·nes, des conditions de travail et des modalités de télétravail ;
- Gestion des procédure d’urgence des programmes : Mise à jours des procédures, gestion du réseau de partenaires pour la prise en charge des bénéficiaires en situation de dangers immédiat (police nationale, brigades, avocat·es, hébergement, transports…) avec le/la responsable direct·e ;
- Astreintes en cas de situation d’urgence ou problème technique ;
- Transmission des informations des services aux autres pôles ; participation à la cohésion d’équipe globale.
Suivi et développement du service tchat
- Management de l’équipe : Organisation des temps de réunion et de supervision de l’équipe, suivis individuels et accompagnement au quotidiens
- Suivi et amélioration continue de la réponse aux bénéficiaires: Mise à jour et partage des procédures de réponse, suivi des réponses, optimisation de la qualité d’écoute, renforcement des capacités de l’équipe par l’organisation de groupe de travail dédié ;
- Suivi des situations d’urgence du tchat (informations préoccupantes, signalement, lettres aux procureurs, décisions éducatives etc. ) : validation des écrits, suivi des envois et des réponses.
- Suivi des demandes techniques de l’outils de tchat et développement de la pratique: gestion des prestataires techniques afférents ; implémentation des nouvelles fonctionnalités et des nouveaux logiciels selon les besoins du service ;
- Animation et développement des réseaux et des partenariats : prospection de nouveaux partenariats ; organisation des visites pour échanges de pratiques avec l’équipe ; représentation du service auprès des instances extérieures, notamment les associations partenaires ou les ministères dédiés.
- Responsabilité de la tenue des objectifs trimestriels et annuels: proposition de solutions compensatoires en cas de besoin ; encadrement et rédaction des bilans trimestriels et annuels ; analyse et amélioration des indicateurs.
- Appui sur le suivi de la qualité, la sécurité et la conformité réglementaire de la Visio (accessibilité, protection des données, RGPD, confidentialité, éthique) - avec la Responsable du reporting et du RGPD.
Implémentation de nouveaux projets
- Sous l’autorité de la directrice des programmes, mise en forme des nouveaux projets dans les phases initiales de développement : cadrage, indicateurs, tests, outillage, remontée des besoins ;
- Soutien aux responsables hiérarchiques dans la définition de nouveaux angles de développement et la faisabilité des opportunités d’extension ou renforcement.
Et toute autre mission nécessaire au maintien et développement du service et de la structure.
La/le chef-fe de service pourra être amené-e à développer et encadrer d’autres services et/ou projets au sein de la structure, en fonction de son évolution.
