Secrétaire

En avant toute(s) est une association qui lutte pour l’égalité des genres et la fin des violences faites aux femmes et aux personnes LGBTQIA+. Elle œuvre pour sensibiliser et enfin changer les comportements sexistes. Elle accompagne femmes et personnes LGBTQIA+ victimes de violences notamment au sein du couple, à travers le 1er tchat en France dédié : Commentonsaime.fr.

Sous la responsabilité de la direction générale, la/le secrétaire a pour missions principales :

1. Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Traiter les appels téléphoniques, les courriels et le courrier postal
- Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés

2. Gestion administrative
- Assurer la gestion des agendas et des plannings
- Organiser les réunions et en assurer le suivi administratif
- Organiser les formations internes et leur suivi, y compris auprès de l'OPCO
- Rédiger des comptes rendus de réunions et des courriers

3. Suivi des dossiers
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Organiser et classer les documents de manière efficace
- Collaborer avec les différents services de l’association
- Au niveau de la CNAE : Préparer les courriers à destination des gouvernances locales, et du suivi des procédures ; Appuyer l’animation du réseau de référent-es et des personnels impliqués sur les problématiques concernées

4.Traitement de l'information
- Collecter, trier et synthétiser les informations nécessaires
- Mettre à jour les bases de données et les fichiers clients
- Réaliser des recherches documentaires ponctuelles

5. Gestion logistique
- Organiser les déplacements professionnels et les réservations nécessaires
- Gérer les fournitures de bureau et veiller à leur approvisionnement
- Gérer le suivi et la tenue du matériel informatique
- Assurer la bonne tenue des espaces de travail

Cette fiche de poste est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l’association. La/Le candidat-e retenu-e devra être en mesure de s'adapter à ces changements et de prendre des responsabilités supplémentaires au besoin.

Formation : Diplôme en secrétariat ou formation équivalente
Expérience : une expérience préalable de 2 ans en tant que secrétaire est obligatoire, une connaissance en ressources humaines et un plus

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, gestion des emails, etc.)
- Aisance avec l’environnement informatique en général
- Excellente orthographe et rédaction
- Connaissance des procédures administratives

Qualités personnelles :
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles
- Polyvalence et réactivité
- Créativité et force de proposition
- Esprit d'équipe et capacité à travailler de manière autonome
- Intérêt pour le féminisme, le droit des femmes et des minorités de genre

Cité Audacieuse, 9 rue de Vaugirard 75006, Paris (déménagement en 2024).
Télétravail possible à 20%

Prise de poste fin décembre.
Convention collective ALISFA.
Poste en CDI.
Salaire minimum d’entrée 23 110€. Reprise d’expérience selon parcours.

Avantages :
- 100% de la mutuelle prise en charge
- 15 euros de frais de télécommunication remboursés par mois ;
- 50% des moyens de transports en Île-de-France ou un forfait mobilité durable ;
- Carte restaurant de 10 euros par jour travaillé aujourd'hui valable dans les supermarchés jusqu'à 25 euros par jour ;
- CE Hello Adere.